மெயில் அனுப்ப போறீங்களா? இதெல்லாம் கவனத்தில் வச்சுக்கோங்க!

இன்றைய உலகில் அனைத்து அலுவலக மற்றும் வெளியுலக செயல்களுக்கு முக்கிய பங்காற்றுவது மின்னஞ்சல் தான்.

மின்னஞ்சல் பயன்பாடு நமக்கு வெளிஉலகை அறிமுகப்படுத்துகிறது. இதன் மூலம் கடல் தாண்டி உங்களுக்கு நண்பர்கள் கிடைப்பார்கள்.

தகவல்களை அனுப்புவது எளிதாகிறது, இதனால் உங்கள் வர்த்தகம் மற்றும் தனிநபர் உறவு வலுப்படுகிறது.

ஆனால் சில வேளைகளில் நீங்கள் அனுப்பும் மின்னஞ்சலால் பிறர் எரிச்சல் அடையவும் கூடும்.

எனவே மின்னஞ்சலை அனுப்பும் முன் சில விடயங்களை கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும்.

முதலில் மின்னஞ்சலை பொறுத்தவரை அவற்றை அனுப்பி விட்டால் மீண்டும் பெற முடியாது என்பதனை உணர்ந்து கொள்ள வேண்டும்.
1. பொதுவாக மின்னஞ்சல்களில் எழுத்துப் பிழைகளையும், இலக்கணப் பிழைகளையும் யாரும் பொருட்படுத்துவதில்லை.

தெரிந்தவர்களுக்கு அனுப்பும் போதுதான் பிழைகளைக் கண்டு கொள்ளாமல் இருந்தால் ஒன்றும் தவறில்லை.

முன்பின் தெரியாதவர்களுக்கு அனுப்பும் பொழுது எந்தப் பிழைகளுமின்றி அனுப்புங்கள், இதற்காகவே இமெயில் கிளையண்ட் புரோகிராம்கள் வேர்டின் ஸ்பெல் செக்கர்கள் போன்று நமக்கு உதவும் வகையில் தங்கள் கிளையண்ட் புரோகிராம்களை அமைத்துள்ளன. எனவே அவற்றை நம் எழுத்துப் பிழைகளைத் திருத்தி அனுப்ப பயன்படுத்தலாம்.

2. மின்னஞ்சலை தயாரித்து முடித்தவுடன் அதைத் திரும்பவும் படியுங்கள். சொல்ல வந்த கருத்துக்கு மாறான கருத்து கொண்ட கடிதம் உங்களிடம் இருந்து சென்று விடக் கூடாது.

புரியாத கருத்து கொண்ட கடிதமும் சென்று விடக் கூடாது. சில நேரங்களில் நாம் பயன்படுத்தும் சொற்களில் பிழை இருக்காது. ஆனால் அது வேறொரு பொருள் தருவதாக, அல்லது நேர்மாறான எண்ணத்தை ஏற்படுத்துவதாக இருக்கும்.

நீங்கள் ஒரு மூன்றாவது நபர் குறித்து எழுதி இருப்பீர்கள். ஆனால் படிப்பவர் தன்னைப் பற்றி எழுதியதாக எண்ணம் கொள்ளும்படி இருக்கக் கூடாது.
எனவேதான் அனுப்புவதற்கு முன்பு கடிதத்தை மீண்டும் படிக்க வேண்டும். யாருக்குப் பதில் போய் சேர வேண்டுமோ அவருக்கு மட்டும் பதிலை அனுப்பி வையுங்கள். தேவையில்லாமல் Reply All பட்டனை அழுத்தி உங்கள் பதிலை எல்லாருக்கும் அனுப்பி வைக்காதீர்கள்.

3. குறிப்பாக நியூஸ் குரூப், மெயிலிங் லிஸ்ட் போன்றவற்றில் Reply All பட்டனைப் பயன்படுத்தாதீர்கள்.

மின்னஞ்சல் சேவையில் மட்டும் மிக மிக தேவைப்பட்டால் மட்டுமே Reply All பட்டனை அழுத்துங்கள்.

4. கோபத்தில் மின்னஞ்சலை தயாரிக்காதீர்கள். அப்படியே தயாரித்தாலும் உடனே அதை அனுப்பாதீர்கள்.

ஓரிரு நிமிடங்கள் கழித்து கோபம் தணிந்த பின்பு, மின்னஞ்சலை படித்துப் பார்த்து அனுப்புங்கள், புண்படும்படியாக எழுதியவற்றை நீக்கி பின்பு அனுப்புங்கள்.

5. மின்னஞ்சல் என்பது வெறும் டெக்ஸ்ட்டை அடிப்படையாகக் கொண்டது. எனவே நீங்கள் சாதரணமாக அனுப்புகிற ஒன்றை ஒருவர் தவறுதலாக புரிந்து கொள்ள முடியும். இதைத் தவிர்க்க Smileys எனப்படுகிற அடையாளங்களை சேர்த்தால் நன்று.

6. உரியவருக்குதான் அனுப்புகிறீர்களா என்பதை கவனியுங்கள். ஏதோ நினைவில் மின்னஞ்சலைத் தயாரித்து தொடர்பில்லாத ஒருவருக்கு அனுப்புவது மிகவும் தவறாகும்.

ரகசியம், தனிப்பட்ட விஷயங்களை கொண்ட மின்னஞ்சல்கள் போன்றவற்றை அனுப்பும்போது பெறுநருடைய முகவரியைச் சரி பாருங்கள்.

Posted in: தொழில்நுட்பம்!,பயனுள்ள தகவல்